Changer d’évaluateur .Si le chef de rubrique réalise qu’un nom choisi n’est pas convenable, le bouton « Effacer l’évaluateur » peut être utilisé pour enlever le nom de l’évaluateur avant de lancer l’évaluation. (Après que l’évaluateur ait été avisé par courriel, ce bouton change à « Annuler la demande » ). Pour remplacer un évaluateur qui a été avisé, le chef de rubrique clique « Annuler la demande » qui mène à annuler le courriel à envoyer à l’évaluateur existant. Le chef de rubrique clique alors « Sélectionner un évaluateur » pour assigner un autre évaluateur, et envoie la demande par courriel à celui-ci. Si un chef de rubrique annule une évaluation, mais que l’évaluateur a déjà mis à jour le soumission, indiquant que l’évaluation a été faite, le chef de rubrique peut réinitialiser l’évaluation en envoyant un courrier de requête à un nouvel évaluateur. Une liste d’évaluateur qui ont décliné la requête à réviser la soumission ou ont été annulés est conservée sous « voir refus, annulations, cycles précédents ».

Demander et organiser une évaluation par les pairs. Le chef de rubrique clique sur l’icône de courriel en dessous de « Demande » qui ouvre un courriel déjà préparé et adressé à l’évaluateur. Après avoir cliqué « envoyer », le chef de rubrique aura aussi une chance de changer le nombre de semaines pour compléter l’évaluation. Le directeur de la revue met le nombre de semaines par défaut dans Configuration 2.2. Si un évaluateur n’a pas répondu à une demande à temps, le chef de rubrique peut envoyer une autre demande en cliquant sur l’icône de courriel en-dessous de « Demande » une deuxième fois, ou le chef de rubrique peut opter de choisir un autre évaluateur (en suivant les procédures dans « Changer d’évaluateur ». Le chef de rubrique peut aussi modifier la date d’échéance pour compléter une révision pour un évaluateur en particulier en cliquant sur la date qui apparaît sous « Date d’échéance ».

L’évaluateur répond par la plateforme OJS. Typiquement, l’évaluateur répond à une invitation de faire une évaluation en se connectant à la plateforme OJS de la revue et en avisant le chef de rubrique par un courriel préparé, que l’évaluation sera ou ne sera pas entreprise comme demandé. Si l’évaluateur décline la demande, son nom va à « voir refus, annulations, cycles précédents » et le chef de rubrique choisit un autre évaluateur. Si l’évaluateur accepte de procéder à l’évaluation, la date d’acceptation apparaît sous « En cours ». Le directeur de revue à l’option dans Configuration 2.2 peut activer un rappel automatique à être envoyé aux évaluateurs qui ne répondent pas aux demandes dans un certain délai.

Réponses des évaluateurs par courriel. Si au lieu d’aller sur la plateforme OJS de la revue, l’évaluateur envoie un courriel au chef de rubrique l’avisant qu’il refuse d’effectuer l’évaluation, le chef de rubrique va à la page d’évaluation pour la soumission et clique le bouton « Annuler la demande » associé à cet évaluateur. Quand le courriel « Annulation de la demande d’évaluation » apparaît, le chef de rubrique peut modifier le libellé de celui-ci, comme par exemple : « …Peut-être la prochaine fois vous pourrez faire une évaluation pour nous, » et puis l’envoyer à l’évaluateur invité. Ceci effacera le nom de l,évaluateur de l’étape de révision par les pairs (et le placera sur la page avec « voir refus, annulations, cycles précédents » ) Le chef de rubrique peut alors choisir un autre évaluateur.

L’évaluateur complète son évaluation en ligne. L’évaluateur complète son évaluation en entrant ses commentaires dans « Évaluation » (selon les directives pour l’évaluation qui ont été entrées dans Configuration 2.2 par le directeur de revue) et en choisissant une recommandation (d’un menu déroulant : Accepter la soumission, Révisions requises, Soumettre à nouveau pour évaluation, Soumettre à nouveau ailleurs, Refuser la soumission, Voir les commentaires) L’évaluateur peut aussi opter de télécharger les fichiers, soit une version de la soumission avec des annotations, ou avec de l’information pertinente supplémentaire, le chef de rubrique décidera si l’auteur pourra les voir ou pas, en utilisant l’option « Visible à l’auteur ». Le directeur de revue à l’option dans Configuration 2.2 peut activer un courriel automatique qui envoit aux évaluateurs un rappel s’il n’ont pas effectué l’évaluation avant la date d’échéance. Le chef de rubrique peut aussi envoyer un rappel en cliquant sur « Envoyer un rappel » et en y modifiant le contenu pour refléter le besoin de recevoir l’évaluation.

L’évaluateur complète son évaluation par courriel. Si le directeur de revue a sélectionné « Procédure de révision par pièce jointe » dans Configuration 2.2, alors l’évaluateur recevra la soumission comme pièce attachée à un courriel, avec une demande d’évaluation, ainsi que les directives. On demande à l’évaluateur d’envoyer un courriel au chef de rubrique, indiquant son consentement à faire l’évaluation ou non. S’il est consentant, l’évaluateur répond par un courriel contenant son évaluation de la soumission et ses recommandations. Le chef de rubrique entrera alors sur la page d’évaluation de la soumission les commentaires de l’évaluateur, en utilisant la boite de commentaires Évaluation et enregistrera les recommandations de l’évaluateur sous le nom de celui-ci.